Aus dem hyperspace Franchise-Manager werden Benachrichtigungen und Erinnerungen als E-Mail an die Benutzer versandt. Aus dem CRM-Modul können E-Mails an beliebige Personen (Interessenten, Lieferanten etc.) versendet werden.
Aus aktuellem Anlass weisen wir auch hier darauf hin, dass sich die Rahmenbedingungen für den Versand von E-Mails aus dem hyperspace System heraus in den vergangenen Monaten geändert haben, weil die Regeln für SPAM-Schutz generell verschärft wurden. Mails, die nicht den unten beschriebenen Szenarien entsprechen, werden möglicherweise als SPAM gekennzeichnet oder der Empfang wird sogar abgelehnt.
Grundsätzlich gibt es für den Mailversand folgende Möglichkeiten:
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Sie nutzen den hyperspace Mailserver:
In diesem Fall ist der physikalische Absender (from) immer „mailserver@hyperspace.de“. Sie hinterlegen in den Einstellungen die gewünschte Antwortadresse an (reply To), wenn man auf die Mail antwortet, wird dann diese Adresse verwendet. In einigen Mailprogrammen wie z.B. Outlook erscheint dann als Absender: "Mail von (from-Adresse) im Auftrag von (reply-To) Adresse". Bei anderen Mailprogrammen erscheint der hyperspace Mailserver als Absender. Die Antwortadresse ist in allen Fällen immer die Kundenadresse.
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Sie nutzen ihren eigenen Mailserver: Dann gibt es 2 Möglichkeiten, je nachdem wie der Mailserver des Kunden eingestellt ist:
a) Absender kann jede Mailadresse aus der gleichen Maildomain sein.
Dann könnte der Versand z.B. über das Konto "noreply@kundendomain.de" erfolgen, als Absender aber z.B. "info@kundendomain.de" angegeben sein.
Nur in dieser Konstellation ist es möglich, dass im CRM die Mailadresse des Benutzers als Absender benutzt wird, aber auch nur dann, wenn diese Mailadresse aus der gleichen Domain stammt.
b) Absender muss die Versender-Adresse sein:
Dann muss als Absender die gleiche Adresse benutzt werden, die auch für den Versand benutzt wird. Wenn der Versand z.B. über das Konto "noreply@kundendomain.de" erfolgt, muss als Absender ebenfalls "noreply@kundendomain.de" angegeben sein.
Daher empfehlen wir seit 2021 meistens schon bei der Ersteinrichtung des Systems den eigenen SMTP-Mailserver zu hinterlegen. Dies klappt in der Regel einfach und problemlos.
Hürde bei Zwei-Faktor-Authentifizierung für den SMTP-Server
Wer allerdings eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für den SMTP-Server einsetzt, kann derzeit kein E-Mail-Konto im hyperspace-System hinterlegen.
Für Office365-Konten gibt es folgenden Lösungsansatz:
Der hyperspace Applikationsserver benötigt ein SMTP-Gateway für den Versand. Dieses muss bei MS Azure und Microsoft 365 explizit freigeschaltet werden. Falls die 2-Faktor-Authentifizierung eingesetzt wird, muss diese nur für das E-Mail-Konto, das hyperspace für den Versand benutzen soll, ausgeschaltet werden. Das funktioniert ganz gut und machen andere Kunden bei uns auch so.
Hier auch eine Anleitung von Microsoft: “ Option 1: Authentifizieren
Ihres Geräts oder Ihrer Anwendung direkt mit einem Microsoft 365- oder Office 365-Postfach und senden von E-Mails mit SMTP AUTH-Clientübermittlung“
Bei Fragen können Sie gerne eine E-Mail an mich senden - oder einen Termin für ein Webcall ausmachen (unten rechts auf das rote Feld klicken).